En comptabilité, il existe 3 obligations annuelles que toute entreprise se doit de respecter :
Ces obligations sont sous forme de 3 documents : le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe légale. Toutefois, en fonction du type d’entreprise les obligations peuvent varier. Dans cet article nous allons nous intéresser aux différentes obligations administratives et comptables d’une entreprise, les délais de conservations des documents selon la loi ainsi que la tenue de caisse et les mentions légales que doit comporter une facture en 2022
Table des matières
Les obligations comptables
La tenue d’une comptabilité est une obligation légale qui stipule de :
d’enregistrer chronologiquement les mouvements qui vont affecter le patrimoine de votre entreprise (achats, ventes, charges…),
de réaliser un inventaire au moins une fois par an pour pouvoir observer l’existence et la valeur des éléments constituant votre actif et votre passif,
d’établir vos comptes annuels,
d’enregistrer, d’archiver et de conserver les documents comptables, mais aussi tous les justificatifs durant une période s’étalant sur un minimum de 10 années. Cela sert en cas de contrôle ou de nécessité de prouver vos chiffres.
Les obligations comptables des entreprises peuvent varier selon : de leur activité ou secteur d’activité, de la catégorie dont elles relèvent (BIC, BNC, IS), de leur régime d’imposition
Obligations liées aux comptes annuels
Toute entreprise est tenue de soumettre son activité à des comptes annuels obligatoires. Elle doit ensuite en fournir un exemplaire qui sera enregistré par le greffe du tribunal de commerce. Ces comptes comprennent :
Le bilan comptable : il met en évidence l’ensemble des éléments de passif et d’actif de votre entreprise. Le bilan permet d’avoir une idée claire de l’état des stocks, les dettes financières, les créances.
Le compte de résultat : il relève les charges et les produits de votre exercice. En réalisant la différence de ces deux montants, vous obtenez le résultat de l’exercice. Il inclut par exemple le chiffre d’affaires, les achats ou encore les charges liées au personnel.
L’annexe générale : elle est obligatoire et assure une meilleure connaissance de l’entreprise. Vous y ajoutez des informations facilitant la compréhension du compte de résultat et du bilan comptable.
Obligations liées aux livres comptables
Les livres comptables permettent un suivi des comptes et de la santé financière de l’entreprise c’est pourquoi, ceux -ci doivent être tenus à jour :
Le livre-journal : il informe des mouvements affectant votre patrimoine. Vous devez enregistrer les modifications au jour le jour. Chaque opération effectuée doit être notifiée avec précision.
Le grand livre : il se base sur les écritures contenues dans le livre-journal, mais les répartit en fonction du plan comptable adopté par votre entreprise.
Le livre d’inventaire : il n’est plus obligatoire pour les exercices ouverts au 1er janvier 2016. Comme de nombreux documents en entreprise, il est soumis à l’obligation de conservation pendant 10 ans. Il est recommandé de réaliser le livre d’inventaire, afin d’obtenir une vision claire de votre actif et de votre passif.
Les obligations comptables du commerçant
Le commerçant, qu’il soit personne physique ou morale, doit tenir une comptabilité. Il faut que l’entreprise soit immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) et qu’elle soit soumise à un régime réel d’imposition. Elle doit le faire en respectant les règles du plan comptable, sous peine d’une taxation d’office du fisc sur un bénéfice évalué par lui. Ses obligations comptables sont différentes selon la taille et le régime comptable de l’entreprise.
tenir une comptabilité, en tant qu’entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS),
respecter les règles du plan comptable,
consigner par ordre chronologique les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise,
établir une facturation dans des conditions précises,
effectuer un inventaire au moins une fois par an,
établir les comptes annuels en fin de chaque exercice,
détenir un compte bancaire dédié à l’activité commerciale,
conserver les documents comptables au moins 10 ans après la clôture de chaque exercice,
dans certains cas, déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.
Les délais de conservation des documents en 2022
Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles.
Type de document | Durée de conservation |
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
Document de transport de marchandises | 5 ans |
Déclaration en douane | 3 ans |
Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Type de document | Durée de conservation |
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai commence à partir :
de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
pour exemple : les éléments concernant les revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu’à fin 2021.
Type d’impôt | Durée de conservation |
Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans |
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
Attention
les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
3 derniers exercices
Type de document | Durée de conservation |
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
– Registre de titres nominatifs – Registre des mouvements de titres – Ordre de mouvement – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
Rapport des commissaires aux comptes |
Obligations de tenue de caisse
Un logiciel de caisse permet d’enregistrer des transactions, mais sans nécessairement correspondre à une écriture comptable. Le but d’un logiciel de caisse sécurisé et inaltérable, pour l’État, est de garantir que les commerçants ne peuvent réécrire les transactions.
Le solde de caisse doit être positif. Il ne peut y avoir plus de sorties que d’entrées. Si tel était le cas, il conviendrait alors d’en rechercher les causes et d’y remédier.
Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un système de caisse ont l’obligation d’utiliser un logiciel sécurisé. Celui-ci doit respecter des conditions suivantes :
Condition d’inaltérabilité : enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées.
Condition de sécurisation : sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives
Condition de conservation : enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
Condition d’archivage : prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec une garantie sur l’intégrité des informations.
Les risques pour les commerçants
En cas de contrôle, le commerçant a 60 jours pour fournir une attestation obligatoire qui justifie de la conformité de son logiciel de caisse aux normes obligatoires. S’il ne la fournit pas (ou n’est pas en mesure de la fournir), il risque une amende de 7 500€.
Les concernés par ces obligations
Les personnes concernées sont les commerçants et même plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements sur une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, quel que soit le secteur d’activité. Ce dispositif de régulation s’applique à la fois aux commerces physiques mais aussi au e-commerce.
A l’exception des cas d’activités 100% B2B, de professionnels réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA ou bénéficiant de la franchise en base de TVA, les entreprises dont tous les paiements sont réalisés avec l’intermédiaire direct d’un établissement de crédit, ou encore de régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.
Mentions légales sur les factures
La facture est une note détaillée des prestations ou de marchandises vendues. Pour être valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amende. Ces mentions sont :
1 – Le nom de votre entreprise
toute facture doit obligatoirement permettre d’identifier l’entreprise qui l’édite, il est donc important d’y retrouver la dénomination sociale, la forme juridique et le montant du capital social, s’il s’agit d’une société, l’adresse du siège social, le numéro SIREN, la mention du registre du commerce et des sociétés (RCS) de l’entreprise suivie du nom de la ville dans laquelle elle est immatriculée, ainsi que son numéro individuel d’identification à la TVA.
2 – Le nom et l’adresse du client
en plus des noms et adresse (de livraison) de votre client, l’on doit également faire apparaître l’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse du client et, le cas échéant, son numéro individuel d’identification à la TVA, notamment en cas de livraisons intracommunautaires.
3 – La date de la facture
très importante pour la date à laquelle la facture à été émise est une réglementation fiscale.
4 – Le numéro de la facture
Le numéro de la facture et éventuellement le numéro du bon de commande sont primordiale sur une facture, ils permettent également un meilleur suivi.
5 – La désignation
précise et la quantité des produits ou des services
6 – Le prix unitaire hors taxes (HT)
de chaque produit ou service, le taux de TVA applicable à chacun d’eux et le montant total HT correspondant, le détail de la TVA (pour chaque taux de TVA, le montant HT des produits soumis au même taux de TVA et le montant de TVA correspondant), le prix total HT, le montant total de la TVA et le prix toutes taxes comprises (TTC) ;
7 – la réduction
Toute réduction de prix (remise, rabais) acquise à la date de la vente (ou de la prestation de services) et directement liée à cette opération
8 – La date du règlement
Celle à laquelle le règlement doit intervenir et le taux des pénalités exigibles en cas de paiement après cette date
Attention : le défaut de facturation ou l’omission d’une mention obligatoire sont susceptibles d’être sanctionnés par une amende administrative pouvant s’élever à 75 000 € pour une personne physique et à 375 000 € pour une personne morale.