Dans l’exercice de leurs activités, les entreprises reçoivent ou émettent des documents. Ces derniers doivent être conservés pendant une certaine durée afin que l’administration puisse mener ses contrôles. Les durées de conservation varient en fonction de la nature du document mais également en fonction des obligations légales qui s’y rapportent.
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(1) : Les factures fournisseurs concernant des biens immobilisés inscrits à l’actif de la société, doivent être conservées aussi longtemps que le bien est amorti (aussi longtemps qu’il est inscrit à l’actif), sous peine de rejet de la dotation aux amortissements.
(2) : Le délai de 6 ans court à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou les pièces ont été établis.
Modalités de conservation des documents
Les factures électroniques doivent être conservées sur support informatique pendant 3 ans et au-delà sur tout support au choix de l’entreprise.
L’impression papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d’origine
Si l’entreprise édite les factures électroniques, elle doit les conserver sous le même format, conserver l’intégralité du message et doit pouvoir restituer ces factures en langage clair (décodage et lecture assurés à minima sur la durée fiscale de 6 ans).
Les documents comptables doivent être conservés :
– Sous leur forme originale lorsque la pièce justificative ouvre un droit à déduction
– Sous forme de copie à condition qu’elle soit conforme à l’original en image et en contenu
Le transfert des factures papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique et leur conservation sous format PDF assorti d’un dispositif sécurisé.
Évolutions en matière de dématérialisation
L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales :
depuis le 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques
1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés)
1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés)
1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés)