Avez-vous déjà essayé de conduire les yeux fermés ? Non ? Cela ne vous viendrait certainement jamais à l’esprit de tenter cette expérience… Et c’est pourtant ce que vous faîtes avec votre société quand vous la gérez sans prévisionnel et sans tableau de bord !
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Entreprendre Aujourd’hui : De l’importance du prévisionnel
Essayer de piloter sa comptabilité, sa trésorerie, sa fiscalité à vue et tout aussi efficace que d’essayer de couper un parpaing avec un couteau à beurre et tout aussi dangereux que de se couper les ongles avec un sécateur…
Tous les entrepreneurs savent aujourd’hui que réaliser un prévisionnel financier est nécessaire pour obtenir un prêt surtout quand on démarre. Mais beaucoup oublient ou ne savent pas qu’un prévisionnel financier est aussi et avant tout un outil de pilotage ! Car contrairement à ce que beaucoup croient, le prévisionnel financier et budgétaire n’est pas là que pour faire plaisir à votre comptable ou à votre banquier.
Un prévisionnel, c’est en effet, non seulement la source de vos indicateurs financiers mais c’est aussi votre boussole ! Au-delà des objectifs que vous vous fixez, votre prévisionnel est en effet la référence à suivre pour vous assurer que votre business model est toujours rentable, que vous êtes toujours aligné avec votre business plan.
Et qui dit prévisionnel, dit prévoir, anticiper ! La réalisation d’un prévisionnel est en effet le bon moment pour faire un état de vos risques (RH, financier, Client…) et de les anticiper si nécessaire.
Un prévisionnel bien réalisé ne doit donc plus être vécu comme une corvée à faire et que l’on range immédiatement après réalisation. Un prévisionnel bien fait devient un outil de pilotage et de gestion au quotidien ! Avec un prévisionnel financier vous gagnez du temps, vous gagnez de la visibilité et cerise sur le gâteau, réduisez votre stress !
Le Tableau de bord : L’outil indispensable pour piloter votre activité visuellement et facilement
Tout comme le prévisionnel est nécessaire au bon pilotage financier de votre société, le tableau de bord est l’outil indispensable à tout chef d’entreprise qui veut avoir une vision en temps réel de l’ensemble de sa société et veut pouvoir prendre des décisions éclairées.
Le tableau de bord est en effet comme son nom l’indique l’outil qui synthétise l’ensemble de vos indicateurs, qu’ils soient financiers ou d’activité, de manière visuelle pour vous permettre de lire immédiatement les résultats et ainsi agir en conséquence. Tout comme le tableau de bord d’un avion, le tableau de bord d’une société permet de détecter immédiatement les défauts, les pertes de qualités et donc les problèmes à venir.
Avec un tableau de bord, les prises de décisions et la gestion de votre société se trouvent simplifiées. Vous pouvez anticiper les problèmes grâce au suivi des bons indicateurs, des indicateurs qui sont vraiment importants pour votre société, pour votre activité ; Car vous l’aurez compris, chaque tableau de bord est unique, chaque tableau de bord représente l’ADN de la société pour laquelle il est réalisé.
Un bon tableau de bord doit synthétiser les KPI (Indicateurs de performance clés) qui donnent une vision consolidée des résultats tant financiers que de productions ou d’activité mais il doit aussi embarquer des indicateurs RH, des indicateurs de conformité et des indicateurs de qualité.
Il existe plusieurs niveaux de tableau de bord et dans une société parfaite, chaque manager, chaque collaborateur devrait avoir son tableau de bord. Chacun, totalement personnalisé, avec des indicateurs de niveaux mais aussi de catégories différentes.
Piloter une société sans tableau de bord, revient à conduire dans le brouillard sans phare… car « Sans maîtrise, la puissance n’est rien ».
Tout comme le pilotage et le tableau de bord servent à construire le futur de votre société, l’archivage lui tend à en préserver le passé et à vous éviter bien des soucis.
Archivage des documents : Une obligation pour toutes les sociétés
L’archivage n’est pas la tâche qui apporte le plus de valeur ajoutée à une société et pourtant il ne faut surtout pas le négliger et ce, peu importe la taille et l’activité de votre société.
Mais il n’est pas facile de savoir quels documents doivent obligatoirement être conservés et combien de temps les archiver. On vous aide ici en vous listant les principaux documents à conserver et leur durée légale d’archivage
Document des Ressources Humaines
Tous les documents afférents à la gestion de vos employés doivent être conservés 5 ans sauf les DSN,la comptabilisation des journées de travail et les calculs de taxes sur salaires qui doivent être archivés pendant 3 ans et les horaires et journées de compensation qui doivent être conservés pendant 1 an.
Les documents fiscaux
L’article L102B du Livre des procédures fiscales indique que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ». Vous devez donc archiver tous les documents suivants :
– Impôt sur le revenu
– Impôt sur les sociétés, TVA et CVAE
– Taxes Foncières, CFE et Contribution à l’audiovisuelle
De manière générale, tout document en provenance d’un service public, d’une collectivité ou de l’Etat doit être soigneusement conservé et archivé avec les documents auxquels les échanges se réfèrent.
Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans à compter de la dernière opération mentionnée dans le document concerné par l’archivage.
Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale avec un client, un partenaire, un fournisseur par voie non-électronique, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant cinq ans.
Les déclarations en douane doivent être conservées pendant trois ans.
Les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés dix ans.
Pensez aussi à conserver et à archiver les échanges que vous pouvez avoir avec vos conseillers (Comptable, avocat) pendant 10 ans.
Documents Sociaux
Les statuts de la société doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. Et bien entendu conservés tant que la société existe.
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés dix ans.
Les convocations, les feuilles de présence, les procès-verbaux d’assemblée ou de conseil d’administration, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés eux pendant trois ans.
Quelles sanctions en cas d’absence d’archivage ?
Pour certains documents, notamment les documents fiscaux et ceux liés aux Ressources Humaines, l’absence d’archivage peut aller jusqu’à une amende de 10 000€.
Une bonne raison pour prendre une nouvelle habitude et réaliser tous les ans une action d’archivage.
Obligations / normes sur les caisses et la facturation
Depuis 2016, les commerçants acceptant les paiements en espèces et assujettis à la TVA doivent utiliser un logiciel de caisse- La loi de finance 2018 a renforcé cette loi en imposant, à compter de 2022, que le logiciel de caisse utilisé soit sécurisé et certifié. L’objectif est bien entendu de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA en s’assurant qu’aucune opération ne puisse être effacée du logiciel sans laisser une trace.
Qui est concerné ?
Tous les commerçants – et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA – qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, et ce quel que soit leur secteur d’activité.
Sont donc concernés les commerces physiques mais aussi les e-commerces assujettis à la TVA.
Ne sont toutefois pas concernés les entreprises qui ne commercent qu’avec d’autres professionnels, les professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole et les sociétés dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.
Bon à savoir: La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel de caisse. Ne sont donc concernés que les entreprises utilisant déjà un logiciel de caisse. Donc si vous utilisez un tel logiciel la loi vous impose de vérifier sa conformité et de changer de caisse si une simple mise à jour du logiciel n’est pas possible.
Que dit la loi exactement ?
La loi impose donc aux commerçants utilisant une caisse d’obtenir une certification de conformité. Cette attestation doit être délivrée par l’éditeur du logiciel ou par un organisme accrédité. Il appartient au commerçant de demander la certification à son éditeur. La délivrance de celle-ci n’est en effet pas automatique ; Donc même si votre logiciel est à jour, il vous faut quand même demander le certificat à votre éditeur ou à un des organismes agréés.
Votre logiciel doit présenter les caractéristiques suivantes pour être conforme :
– Les données saisies ne doivent pas pouvoir être altérées
– Les données doivent être sécurisées et toutes modifications tracées
– Les données doivent être enregistrées
– Les données doivent être archivées
Bon à savoir : Une amende de 7500€ peut être appliquée en l’absence de démarche pour une mise en conformité de votre système de caisse.